يُعَدّ خِطاب التَّوصية (Recommendation Letter) من أهمّ الوثائق التي يحتاج إليها الطّالب؛ كي يتقدَّم بطلب للحصول على منحة مُعيَّنة، وهو ذو أهمِّيَّة كبيرة في تحديد ما إذا تمّ قبوله، أو رَفضه، فكيف تكتب خِطاب توصية للمِنَح الدِّراسيَّة؟ وما الخطوات اللّازمة لذلك؟ وما العناصر التي يجب أن يتضمَّنها خِطاب التَّوصية للمِنَح الدِّراسيَّة؟ يمكنك أن تتعرَّف على ذلك كلّه من خلال قراءتك لهذا المقال.
كيف تكتب خِطاب توصية للمِنَح الدِّراسيَّة في 4 خطوات؟
كي تتمكَّن من كتابة خطاب توصية احترافيّ، ما عليكَ إلّا اتِّباع الخطوات الآتية:
1- اذكر مهاراتك وإنجازاتك التي حقَّقتها في خطاب التَّوصية
من المُحبَّذ ذِكر أبرز المهارات التي يمتلكها الشَّخص المَعنيّ بخِطاب التَّوصية، والإنجازات التي حقَّقها فيه؛ فإن كنت الشَّخص المَعنيّ بكتابته لغيرك، فيمكنك أن تطلب ممَّن تكتبه له أن يُزوِّدك بنصّ المِنحة، وشروطها، أو تسأله عن المهارات التي تُركِّز عليها وتهتمّ بها هذه المنحة؛ بحيث تُضمِّنها في الخطاب أثناء كتابته.
أمّا إن كنت أنت المعنيَّ بالخِطاب نفسه، والذي يكتبه لك غيرك؛ لتتمكَّن من الحصول على المنحة التي تريدها، فعليك أن تُزوِّده بما يحتاج إليه من معلومات بأسلوب مُهذَّب ولَبِق دون أن تبدوَ وكأنَّك تفرض عليه ذلك؛ كأن تُزوِّده بالسِّيرة الذّاتيَّة الخاصَّة بك، أو تلفت نظره إلى الشُّروط التي تُلزِمك بها الجِهة التي ستُوجِّه إليها خِطابك، وهو بالطَّبع سيكون مُدرِكًا لذلك ومُلِمًّا به أثناء كتابته الخِطابَ.
2- تنبَّه إلى حُسن الصِّياغة أثناء الكتابة
من المهمّ أن تعتنيَ جيِّداً بكتابتك؛ بحيث تحرص على أن تُوضِّح التَّراكيب المُستخدَمة المعنى دون لبس، أو قُصور، وأن تختار المُفرَدات الفصيحة، والبعيدة عن الرَّكاكة أو العامِّية، إلى جانب اهتمامك بأسلوب الصِّياغة بحيث يكون أكاديميًّا، ومُحايِدًا، ورسمِيًّا.
ولتحقيق أفضل النَّتائج المرجُوَّة، يُمكِنك الاستعانة بمساعد الكتابة الذَّكيّ: قلم الذي يُوفِّر لك خدمة تحسين الصِّياغة، وضبط الأسلوب، وإدارة المُعجَم التي يتمّ فيها اختيار التَّراكيب الأكثر فصاحة، والتي تتلاءم مع المعنى المُراد في السِّياق؛ وذلك للحِفاظ على الاتِّساق والانسِجام في المُحتوى المكتوب.
3- اكتب خِطاب التَّوصية للمِنَح الدِّراسيَّة
يهدف خِطاب التَّوصية (Recommendation Letter) إلى الإقرار بأنَّ الشَّخص المَعنيّ به مُتمتِّع بالمهارات المطلوبة، ومُحقِّق للإنجازات المذكورة فيه؛ وهو ما يُسهِم في تسهيل حصوله على المِنحة الدِّراسيَّة التي يرغب فيها.
وتجدر الإشارة إلى أنّ خِطاب التَّوصية لا بُدَّ أن يتضمَّن ما يأتي:
- المُقدِّمة: والتي ستذكر فيها تحيَّة رسميَّة للجهة المَعنيَّة التي تُوجِّه خِطابك إليها.
- المعلومات التي تتعلَّق بكاتب خِطاب التَّوصية: وهنا يمكن ذِكر أبرز المعلومات المُتعلِّقة بكاتب الخِطاب؛ كالاسم، والدَّرجة العلميَّة التي يحملها، والمكانة الأكاديميَّة التي يشغَلها، والمُؤسَّسة التي يعمل فيها، وأبرز إنجازاته في مجال تخصُّصه، وذلك بحدود سطرَين إلى ثلاثة.
- صلة كاتب الخِطاب بالشَّخص المَعنيّ بخطاب التَّوصية: إذ عليك أن تشير إلى الصِّلة التي تربطك بمن تكتب الخِطاب له، مع ذكر اسمه كاملاً، والمكان والزَّمان اللَّذين جَمَعاك به، ثمَّ ما تودُّ أن تشهد له به.
- المهارات التي يتمتَّع بها الشَّخص المَعنيّ بخطاب التَّوصية: وهنا عليك أن تذكر بشيء من التَّفصيل المهارات السُّلوكيَّة والحياتيَّة التي يتمتَّع بها، إضافة إلى مهاراته في مجال تخصُّصه، والمعرفة والخبرات التي اكتسبها فيه، ثمَّ تذكر أبرز النَّشاطات التي مارسها أثناء تدريسك له، والتي عكست تميُّزه عن غيره، والأدوات التي يمتلكها في الفهم، والتَّحليل، والتَّركيب، والنَّقد -إن وُجِدت-، إضافة إلى الجوانب التي برع فيها خلال معرفتك له، ومن المُستحسَن أن تُركِّز على المهارات والشُّروط التي وضعتها الجهة المانحة.
- الأسباب والدَّوافع التي تجعل الشَّخص المَعنيّ بخطاب التَّوصية مُستحِقًّا للمنحة الدِّراسيَّة: ويتضمَّن هذا الأمر إشارتك إلى الأسباب والدَّوافع وراء تزكيتك للشَّخص المَعنيّ بالخطاب، والتي جعلتك مُعتقِدًا بأنَّه مُستحِقُّ للمِنحة الدِّراسيَّة، وذلك بأسلوب مباشر وواضح، إلى جانب ذِكرك بعض المُحفِّزات التي تضمن للجِهة المانِحة استحقاقه لها.
- معلومات الاتِّصال والتَّواصل الخاصَّة بكاتب الخِطاب: إذ لا بُدَّ أن تحرص على ذِكر بيانات الاتِّصال والتَّواصل الخاصَّة بك؛ كعنوان البريد الإلكترونيّ (الإيميل)، ورقم الهاتف، والعنوان، ونحو ذلك؛ حتّى تتمكَّن الجِهة المانِحة من التَّواصل معك إن أرادت الاستفسار عن أمر ما.
- اسم كاتب الخِطاب وتوقيعه: وهنا ما عليك إلّا أن تُدوِّن اسمك كاملًا واضِعًا توقيعك تحته.
4- أعِد قراءة ما كتبته
أعِد قراءة خِطاب التَّوصية الذي كتبته، وتحقَّق من أنَّك ذكرت جميع المعلومات المُهمَّة التي يمكنها أن تُؤهِّل الشَّخص المَعنيّ بالخطاب للحصول على المِنحة الدِّراسيَّة التي يُريدها، وأنَّ أفكارك مُنظَّمة ومُتسلسِلة، بأسلوب رسميّ ومُهذَّب.
وحتّى تكون مُحترفًا في ذلك، عليك أن تحرص على خُلوِّ خِطابك من أيّ أخطاء لُغويَّة، أو نحويَّة، أو إملائيَّة، قد تشوبه؛ وضمان ذلك ننصحك بالاستعانة بمساعد الكتابة الذَّكيّ: قلم الذي يضمن لك كتابة مثاليَّة خالية من الأخطاء.
