قد تحتاج يوماً أثناء عملك إلى توجيه عقوبة إنذار لمُوظَّف، فكيف تفعل ذلك؟ وما هي الخطوات التي عليك اتِّباعها؟ وما الأخطاء التي قد يرتكبها المُوظَّف فتستدعي منك توجيه عقوبة الإنذار الخطّي بحَقِّه؟ لمعرفة ذلك اقرأ هذا المقال.
خطوات كتابة نموذج إنذار مُوظَّف
هناك العديد من المُخالَفات التي قد يرتكبها المُوظَّف فتستدعي منك توجيه عقوبة له، ولعلَّ أحد أشكال هذه العُقوبات التي يُمكِنك أن تلجأ إليها الإنذار الخَطِّيّ، وذلك إن سبق ذلك توجيه أكثر من تنبيه سابق للمُوظَّف نفسه، ولكتابة نموذج إنذار، يُمكِنك اتِّباع الخُطوات الآتية:
- حَضِّر الورق الرَّسميّ الخاصّ بالمُؤسَّسة، والذي يتضمَّن شعارها، ويُستخدَم للخِطابات الرَّسميَّة التي تُوجِّهها هذه المُؤسَّسة.
- ابدأ كتابة الإنذار باستهلال مُحبَّب؛ مثل "بسم الله الرَّحمن الرَّحيم".
- اكتب اسم المُؤسَّسة التي يعمل فيها هذا المُوظَّف ووضِّح نشاطها التِّجاريّ.
- ضع رقم الإنذار؛ كي يتمّ إدخاله وتصنيفه لاحقاً في البريد الخاصّ بالشَّركة.
- أضِف اسم المُوظَّف كاملاً، ثمَّ أشِر إلى بياناته الرَّسميَّة؛ كالوظيفة، والرَّقم الوظيفيّ، والرَّقم الوطنيّ، وسنوات العمل في المُؤسَّسة، وغير ذلك ممّا تتطلَّبه المُؤسَّسة في مثل هذه الحالات.
- ابدأ بتحيَّة لطيفة؛ مثل "السَّلام عليكم ورحمة الله وبركاته"، ثمّ أتبعها بعبارة "تحيَّة طيِّبة".
- وجِّه التَّحيَّة للمُوظَّف المَعنيّ بهذا الخطاب.
- اكتب عنوان الخِطاب وموضوعه وحدِّده بصورة واضحة، وبخطٍّ غامق وبارز.
- حدِّد سبب توجيه عقوبة الإنذار بالتَّفصيل، وبشكل واضح ومُتسلسِل، ثمّ اذكر بعد ذلك ما راتكبه المُوظَّف المعنيّ من خرق لقوانين الشَّركة وسياساتها الدّاخليَّة، وبرهن على ذلك بذكر نصّ القانون الذي تمّ خَرْقه، مع الإشارة إلى رقمه، ومادَّته.
- حَدِّد العواقب التي نتجت عن خَرق المُوظَّف للقانون، وأثر ذلك فيه وفي المُؤسَّسة، وبيِّن بالتَّفصيل الأضرار المُترتِّبة على ذلك.
- وضِّح إن كانت هذه هي المرَّة الأولى التي يرتكب فيها المُوظَّف مُخالفته، أم أنَّ ذلك قد تكرَّر مرّات عديدة.
- حدِّد الطَّريقة التي يمكن للمُوظَّف بواسطتها تصحيح المُخالَفة التي ارتكبها، والخُطوات التي ينبغي عليه اتِّباعها؛ لتجنُّب ارتكابها في المستقبل.
- خصِّص جزءًا من الخِطاب (في نهاية الصفحة) لتعليقات الرُّؤساء المُباشِرين لهذا المُوظَّف مع تواقيعهم.
- اترك مساحة فارغة في نهاية الخِطاب؛ ليكتب المُوظَّف فيها اسمه، وتوقيعه، والتّاريخ.
7 معايير مهمَّة عليك اتِّباعها عند كتابة نموذج إنذار مُوظَّف
لدى كتابتك نموذج عقوبة إنذار لمُوظَّف، عليك التنبُّه إلى أنّ هناك بعض المعايير والضَّوابط التي يجدر بك الالتزام بها، وهي:
- اللُّطف والتَّهذيب أثناء كتابة نصّ العُقوبة؛ إذ عليك أن تبدأ بالتَّحيَّة، وإلقاء السَّلام، والابتعاد عن السَّلبيَّة في الطَّرح.
- استخدام الصِّيغة المُباشِرة والواضحة في تحديد سبب العقوبة.
- مراعاة استخدام اللُّغة العربيَّة الفصيحة، والصِّياغة الحَسَنة، وإن كنتَ ترغب حقًّا في كتابة نصٍّ مُتميِّز خالٍ من الأخطاء، فما عليك إلّا الاستعانة بمساعد الكتابة الذَّكيّ: قلم الذي يُتيح لك خاصِّيَّة اقتراح البديل الأكثر فصاحة.
- الاهتمام بتنسيق نموذج الإنذار تنسيقًا مُرتَّبًا، مع الحرص على اختيار خطّ واضح وسهل القراءة.
- التَّنبُّه إلى عدم وجود أيّ أخطاء لُغويَّة، أو إملائيَّة، أو نحويَّة في نَصّه، وللحصول على أفضل النَّتائج، يوفِّر لك مساعد الكتابة الذَّكيّ قلم خيارات مُميَّزة تُحقِّق لك كتابة مثاليَّة خالية من الأخطاء.
- التَّأكُّد من توضيح السُّلوك الخاطئ الذي ارتكبه المُوظَّف توضيحًا جيِّدًا؛ كي لا يكون هناك أيّ سوء فهم.
- عدم تضمين الإنذار عقوبة تأديبيَّة، ويُكتفى بالإشارة إلى العقوبات التي قد تقع عليه حال تكراره الخطأ نفسه.
إليك نموذج صيغة إنذار مُوظَّف: تعرَّف عليه
بسم الله الرحمن الرحيم
مُؤسَّسة/ …………………………… لـ ……………………….
المُوظَّف المُحترَم/ …………………. الرَّقم الوظيفيّ/ …………………….. المُسَمّى الوظيفيّ/ ………………….. قسم/ ………………..
السَّلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
تحيَّة طيبة،، وبعد:
الموضوع: إنذار مُوظَّف………………..
نودُّ أن نلفت انتباهك بأنّ………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………، وعليه فقد تقرَّر تنبيهك لهذا الأمر.
اسم المُؤسَّسة/ ……………………….
اسم المدير المباشر/ ……………..………
التوقيع/ …………………..
التاريخ: / …./ …./ ……………
اسم الموظف/ ……………..………
التوقيع/ …………………..
ويمكنك دائمًا أن تُجرِّب خدمة مكتبة النَّماذج من مساعد الكتابة الذَّكيّ قلم، والتي تُتيح لك الاحتفاظ بالنَّماذج أو النُّصوص الأكثر تكراراً في كتاباتك، وإدراجها في النَّصّ بضغطة زِرّ؛ مثل: نموذج طلب إجازة، أو نماذج العقود، أو نماذج التَّهنئة الخاصَّة بمُناسَبات مُعيَّنة.
