قد تكون بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني رسمي (إيميل رسمي) أثناء عملك أو دراستك، فما الطَّريقة الصَّحيحة التي عليك اتِّباعها لكتابة إيميل رسمي؟ وما الضَّوابط التي يُفترَض أن تتحلَّى بها أثناء كتابة إيميل رسمي؟ لمعرفة ذلك تابع قراءة هذا المقال.
خطوات بسيطة تُمكِّنك من كتابة إيميل رسمي مُحترِف
تُعدّ كتابة إيميل رسمي بطريقة صحيحة من أهمّ المهارات التي على الفرد أن يُتقِنها في حياته؛ فقد يحتاج إليها في دراسته، أو عمله، أو غير ذلك، ولتتمكَّن من كتابة إيميل رسمي مُحترِف، اتَّبع الخطوات الآتية:
1. ابدأ بوضع العنوان الإلكترونيّ للمُرسَل إليه
عليك أن تحرص على كتابة الإيميل الصَّحيح الخاص بالشَّخص الذي تودُّ إرسال الرِّسالة إليه، ومن المهمّ جدًّا أن تتحقَّق من صحَّة هذا العنوان فتكون مُتنبِّهًا جيّداً عند كتابته، وتتأكَّد من كتابته في الخانة الصَّحيحة المطلوبة، والتي تكون عادة مكتوبة بصيغة (إلى: ... :to).
2. اكتب العنوان في الخانة المُحدَّدة لذلك
عند إرسالك إيميلًا رسميًّا، فإنَّ من الصَّواب أن تُحدِّد الموضوع الذي يتضمَّنه هذا الإيميل في الخانة المُخصَّصة لذلك، وعادة ما تكون مكتوبة بصيغة (الموضوع: … :subject)، وهنا عليك تحقيق الشُّروط الصَّحيحة عند كتابة العنوان، وهي كما يأتي:
- أن يكون العنوان قصيراً ومُختزَلاً.
- أن يكون العنوان مُباشراً ومُحدَّداً.
- أن يكون العنوان مُميَّزاً وجذّاباً.
- أن يُحدِّد العنوانُ الهدفَ الذي كُتِب لأجله الإيميل، ويُوضِّح الغاية منه.
- أن يلتزم المُرسل بعنوان الإيميل الرَّسميّ الذي أرسلته إليه الجهة المُرسَل إليها -إن كانت قد حدَّدته سابقًا- ويكتبه كما هو.
من الأمثلة على بعض عناوين الإيميلات الرَّسميَّة:
- طلب تقديم وظيفة (وظيفة كذا).
- طلب مساعدة (مشروع مادة كذا).
- طلب التَّقدُّم إلى مُناقَصة….
3. ابدأ الإيميل الرَّسمي بإلقاء التَّحيَّة الرَّسميَّة
من المُحبَّب أن تبدأ كتابة نصّ الإيميل الرَّسميّ الذي تودّ إرساله بتوجيه تحيَّة رسميَّة مُهذَّبة للجهة التي ستتلقّى رسالتك (المُرسَل إليه)، وهنا يمكنك أن تكتب التَّحيَّة التي ترغب فيها على أن تحمل الطّابع الرَّسمي الاحترافي، وبما يضمن أن تكون لطيفة، ومناسبة في طولها.
من الأمثلة على بعض صِيَغ التَّحيَّة الرَّسميَّة التي يُمكنك استعمالها في نصّ الإيميل الرَّسمي:
- "السَّلام عليكم ورحمة الله وبركاته".
- "صباح/ مساء الخير".
- "تحيَّة طيِّبة".
- "بعد التَّحيَّة".
- "تقبَّلوا أطيب التَّحيّات".
- "عزيزي السَّيِّد…/ عزيزتي السَّيِّدة…" -إن كنتَ تعرف اسم المُرسَل إليه، أمّا إن كنت لا تعرفه، فيمكنك عندها توجيه التَّحيَّة باسم مُسمّاه الوظيفيّ؛ مثل: "عزيزي مدير قسم الموارد البشريَّة"، أو باسم الجهة التي يعمل فيها؛ مثل: "عزيزي فريق شركة…"، وهكذا.
4. ابدأ الآن بكتابة نصّ إيميلك
وهنا يجدر بك كتابة الهدف من هذا الإيميل، ولكتابة إيميل رسميّ احترافيّ عليك الالتزام بالأمور الآتية:
- اكتب فقرة افتتاحيَّة من سطرين إلى ثلاثة أسطر، تُوضِّح فيها غرضك وهدفك من إرساله.
- حاول ترجمة أفكارك أو كتابة طلبك بعبارات قصيرة مناسبة، ومُفرَدات واضحة ومُعبِّرة، بعيدة عن الغموض أو اللّبس.
- صُغ كلماتك بأسلوب مُباشر ومُحدَّد.
- انتقل إلى كتابة الفقرة الثّانية من الإيميل، وهنا سيكون عليك توضيح طلبك الذي ذكرته في الفقرة الأولى ولكن بشيء من التَّفصيل، مع الحرص على أن تصوغ عباراتك بأسلوب واضح يُبيِّن غرضك ويُوضِّحه.
- احرص على أن تكون صياغتك لنصّ الإيميل حسنة وفصيحة.
- لا تنسَ كتابة الفقرة الأخيرة؛ وهي فقرة ختاميَّة من سطرَين تقريباً، تُوضِّح فيها الرَّدَّ المُتوقَّع من قِبَل الجهة المُرسَل إليها هذا الإيميل، وقد تتضمَّن عبارات مثل: (أتطلَّع منكم إلى الرَّدّ السَّريع/ أنتظر منكم الرَّدّ على هذا الإيميل قريباً/ أتطلَّع إلى مقابلتكم والحديث عن الأمر/ … أو غير ذلك).
- استخدم علامات التَّرقيم استخدامًا سليمًا، وتنبَّه إلى صحَّة ضَبط الكلمات.
- التزم باستخدام الصِّيغة الرَّسميَّة والمُباشِرة التي تتميَّز بالتَّهذيب واللَّطافة في الوقت نفسه.
- احرص على خُلوِّ نصّ رسالتك من الأخطاء الإملائيَّة، أو النَّحويَّة.
- احرص على تنسيق نصّ الإيميل الرَّسميّ الخاصّ بك تنسيقًا مناسبًا.
5. اكتب خاتمة لنصّ الإيميل
عليك أن تكتب خاتمة رسميَّة ولطيفة في نهاية الإيميل، بحيث تتضمَّن كلمات قليلة؛ مثل: (مع أطيب الأمنيات/ تحيَّة طيِّبة/ تقبَّلوا فائق الاحترام/… أو نحو ذلك).
6. وضِّح بياناتك في نهاية الإيميل
وذلك بأن تذكر اسمك الكامل، وبريدك الإلكترونيّ، ورقم هاتفك، وغيرها من معلومات الاتِّصال والتَّواصل.
7. تأكَّد من إضافة المُرفَقات التي تحتاج إليها إلى الإيميل
عليك أن تتأكَّد من إضافة المُرفَقات التي تحتاج إليها؛ من صُوَر، أو مِلفّات، أو نحو ذلك، عند إرسال الإيميل، كما أنّ عليك أن تلتزم بالشُّروط التي حدَّدتها الجهة المُرسَل إليها في ما يتعلَّق بالصِّيغة المُعتمَدة للصُّور أو المِلفّات؛ كنحو: (Word/PDF/ PNG… أو غير ذلك)، وذلك قبل إرسال الإيميل.
إليك هنا صيغة بسيطة لإيميل رسمي يمكنك الاستعانة بها:
المُرسَل إليه: .................................
الموضوع: …………………………………
إلى السَّيِّد: ………………………………………… المحترم.
تحيَّة طيِّبة وبعد،،
أبعث إليك بهذه الرِّسالة لكي ………………………………………………………………………… وأطلب من حضرتك الموافقة على ………………………………………………………………… .
وأتطلَّع إلى الحصول على الرَّدِّ المطلوب على هذا الطَّلب في أسرع وقت ممكن إن تكرَّمت.
تقبلوا فائق الاحترام
اسم المُرسل: ……………………………….
عنوان البريد الإلكتروني: ……………………
رقم الهاتف: …………………………………
كما تذكَّر دائمًا أنّه يمكنك في أيّ وقت أن تُجرِّب خدمة مكتبة النَّماذج من قلم، والتي تُتيح لك الاحتفاظ بالنَّماذج أو النُّصوص الأكثر تكراراً في كتاباتك، وإدراجها في النَّصّ بضغطة زِرّ؛ مثل: نموذج طلب إجازة، أو نماذج العقود، أو نماذج التَّهنئة الخاصَّة بمناسبات مُعيَّنة.
